2015年12月14日
财政部、国家档案局, 为规范会计档案管理工作, 提高会计档案现代化管理水平, 对原《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号, 以下简称原《管理办法》）予以修订。并且以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》）, 新《管理办法》将于2016年1月1日起施行。近日, 财政部、国家档案局有关负责人就新《管理办法》回答了记者提问。
问：请介绍修订出台新《管理办法》的背景和过程。
试问, 1984年之时, 财政部与国家档案局携手联合印发就有了《会计档案管理办法》, 而后在1998年之际针对此办法展开了首次修订。原本的《管理办法》自实施历经10多年的时段以来, 可以说对于规范以及加强单位会计档案管理, 进而推动会计工作能够更为优质地服务经济社会发展这一整套流程都发挥产生起了积极的作用。近些年来, 伴随我国经济社会飞速发展, 以及信息技术被广泛运用, 会计档案的内容范畴、承载形式、管理手段、利用方式等都出现了较大改变, 先前的那个《管理办法》已然无法较优地契合经济社会发展需求, 突出体现在于: 其一, 随着各个单位信息化水准和精细化管理程度日益提高, 越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式生成、传输、保存, 产生了大量电子会计档案, 需要加以规范。（二）因为我国会计法律法规逐步持续完善, 并且国家档案管理规范、标准进行了制定或者修订, 所以原《管理办法》的相关表述不再适用, 进而会计档案在范围、保管、利用、销毁等方面的规定需要相应作出调整或者完善。
财政部、国家档案局从2012 年起, 为做好原《管理办法》的修订工作, 陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作, 后来在2013 - 2014 年时期, 财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发展改革委专门针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨, 还组织部分企业和地区开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。2014年, 财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》以形成《会计档案管理办法（征求意见稿）》, 这是随着试点工作稳步向前推进, 以及电子发票相关政策逐渐完备的情况下进行的, 该征求意见稿先后在2014年12月、2015年5月两次向社会公开征求意见, 进而形成《会计档案管理办法（修订草案）》。到2015年9月, 财政部、国家档案局组织有关专家集中对《会计档案管理办法（修订草案）》展开研究讨论, 最终打造出了新《管理办法》。
问:修订出台新《管理办法》有什么重大意义？
答复如下, 其一则是对推动互联网创新经济的发展具备积极作用。近些年来, 党中央以及国务院积极促使“互联网 +”行动以及“大众创业万众创新”得以推行, 我国依托互联网的新业态、新模式呈现出蓬勃兴起的态势。全新的《管理办法》认可了电子会计档案的法律效力, 电子会计凭证在获取、报销、入账、归档、保管等诸多方面都能够达成电子化管理, 这将会极大地推动电子凭证的在线传递以及线上应用, 从而为互联网创新经济发展给予了强有力的政策支撑。
一是有利于促进形成这样一种发展方式, 这种发展方式具备着绿色以及低碳特性。在党的十八大报告当中着重强调, 要尽力去推进绿色发展、循环发展、低碳发展, 从而形成那种具有节约相关资源以及保护环境功能的空间格局、产业结构、与之相应的生产方式、生活方式；在党的十八届三中全会当中更加深入地提出要尽快建立跟生态文明相关的制度。全新的《管理办法》准许符合条件的会计凭证、账簿之类的会计资料不再进行打印并以纸质形式施行归档保存, 与此同时又要求构建会计档案鉴定销毁制度, 完善销毁的流程, 推动会计档案销毁工作能够按照顺序顺利开展。可以这么改写: 这些全新的规定, 会节省大量用于纸质会计资料打印的成本, 节省传递成本, 节省整理成本, 还能节省归档以后的保管成本, 进而减少社会资源的耗费, 推动节能减排, 对形成绿色环保的生产方式是有利的。
有利于推进国家治理能力现代化的其中一点是, 国家治理体系以及治理能力的现代化, 需要基于大数据的支撑, 需借助广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递, 以此达成决策科学化、管理精细化。电子会计档案属于电子会计资料归结范畴, 新的《管理办法》明确把电子会计档案归入会计档案范围, 会有力地推动电子会计数据的深度开发与有效利用, 从而能够为政府决策以及管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。
问：新《管理办法》在哪些方面做了调整？
答: 新《管理办法》, 总计31条, 和原《管理用法》相比较而言, 主要实施了以下这些调整: 其一, 会计档案的定义以及范围得到显著完善。其二, 电子会计相关档案的管理要求得以增添并且明确化。其三, 会计档案的销毁具体程序实现了进一步完善。其四, 会计档案出境时的管理要求切实予以明确。其五, 会计档案的定期保管期限做出相应调整, 同时会计档案向着单位档案管理机构移交的期限有所延长。
请问, 那明确电子会计档案的管理要求, 此乃此次修订的重点所在, 新的《管理办法》针对电子会计档案都作出了哪些具体方面的规定呢?
解: 新的《管理办法》, 于会计档案的范畴、保管事宜、移交情况、销毁情形等层面, 针对电子会计档案都作出了相应的规定, 其内容主要涵盖如下方面: 其一, 把电子会计档案归入了会计档案的范围之内, 明确规定会计档案包含借助计算机等电子设备所形成、传输以及存储的电子会计档案。其二, 规定在满足特定条件之时，单位内部生成以及外部接收的电子会计资料能够仅以电子形式进行归档保存。三是, 电子会计档案移交时, 要把电子会计档案及其元数据一同移交, 并且文件格式得符合国家档案管理的相关规定；特殊格式的电子会计档案, 应当和其读取平台一并移交。四是, 电子会计档案的销毁, 需单位档案管理机构、会计管理机构以及信息系统管理机构共同派人监销。
新《管理办法》提出了条件, 电子会计资料通过这些条件可仅以电子形式归档保存, 具体包括哪些条件? 又应如何去理解?
答: 为了保证电子会计档案是真实的、完整的、可用的、安全的, 针对电子会计资料只是以电子形式进行归档保存这样的方式, 新《管理办法》给出了以下要求: 其一, 形成的电子会计资料来源是真实且有效的, 是由计算机等电子设备形成以及传输的；其二, 所使用的会计核算系统能够准确、完整、有效地接收以及读取电子会计资料, 能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料, 还设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；其三, 所使用的电子档案管理系统能够有效地接收、管理、利用电子会计档案, 符合电子档案的长期保管要求, 并且建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；其四, 采取了有效的措施, 来防止电子会计档案被篡改；其五, 建立了电子会计档案备份制度, 能够有效地防范自然灾害、意外事故以及人为破坏所带来的影响；其六, 形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；其七, 电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。以上要求里, 第一项规定是为确保电子会计档案的真实, 第七项规定也是为确保电子会计档案的真实, 第二项规定是为确保电子会计档案的准确, 第三项规定是为确保电子会计档案的准确, 第六项规定是为确保电子会计档案的可用, 第四项规定是为确保电子会计档案能安全, 第五项规定是为确保电子会计档案能安全。单位内部生成的仅以电子形式归档保存的电子会计资料, 必须同时满足第一至六项规定, 单位外部接收的仅以电子形式归档保存的电子会计资料, 必须同时满足第一至七项规定。
问题是, 全新的《管理办法》增添了会计档案鉴定销毁的相关内容, 并且对监销的有关规定进行了更改, 主要是基于怎样的考虑呢?
剖析: 会计档案的销毁，属于会计档案管理里头的关键部分, 其中鉴定销毁工作, 是档案销毁得以开展的先行条件, 也是基石所在。原本的《管理办法》, 对会计档案销毁的具体流程作出了规定, 要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”, 然而却没有把销毁之前的鉴定工作以及相关责任明确清楚, 如此一来, 在一定程度上, 就把销毁的最为主要的责任归结到了单位负责人身上。于实际工作里, 为防止有可能出现的风险, 针对远远超出那种最低保管期限并且是符合销毁条件的会计档案, 单位负责人通常也是不想去销毁的, 众多已然失去保存价值的会计档案占据了储存空间, 导致了资源的浪费。所以, 新的《管理办法》增添了鉴定销毁环节, 规定“单位应当定期针对已到保管期限的会计档案展开鉴定, 进而形成会计档案鉴定意见书。经过鉴定, 仍然需要继续保存的会计档案, 应当重新划定保管期限；对于保管期满, 确实没有保存价值的会计档案, 则可以进行销毁。”。
监销是一项制度安排, 其作用是保证销毁工作依照规定程序以及要求来开展。原来是《管理办法》规定, 在要销毁会计档案的时候, 应当是由单位档案的机构以及会计的机构共同派出人员去进行监销。当国家机关销毁会计档案时, 应经由同级的财政部门与审计部门派出人员参与监销。而在财政部门销毁会计档案时, 那应当由同级的审计部门派出人员参与监销。会计档案毁的这行为乃是属于单位自身的内部管理事务范畴, 国家机关销毁会计档案还要让财政部门、审计部门派出人员去监销, 这样一来, 既额外增添了行政管理方面的成本, 又难以切实有效地发挥出监督的作用。为此, 新的《管理办法》把财政部门、审计部门派员监销的规定给删除了, 与此同时进一步明晰了单位内部组织监销的相关要求, 也就是“单位档案管理机构负责去组织会计档案销毁工作, 并且要与会计管理机构一起派员监销。监销人在会计档案销毁之前, 应该按照会计档案销毁清册所列出的内容展开清点核对；在会计档案销毁之后, 应当在会计档案销毁清册上面签名或者盖章。”。
问: 新的那个《管理办法》, 把会计档案的定期保管期限, 从3年、5年、10年、15年、25年这五类进行了调整, 成为10年、30年这两类, 其主要的理由是什么呢？
答: 近些年来, 国家档案局针对机关以及企业的文件材料的定期保管期限作出了调整, 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）分别实现了企业管理类档案以及机关文书档案的定期保管期限统一设定为10年、30年。此外, 会计档案于诸多民事案件里皆被当作重要证据, 民事案件的诉讼时效最长为20 年, 可是大部分会计档案的最低保管期限均低于20年。基于要方便单位档案进行统一的管理, 并且还得结合会计档案实际的利用需求, 所以我们把会计档案定期的保管期限, 从原本的3年、5年、10年、15年、25年这五类, 调整成了10年、30年这两类, 还将原来附表1、2里保管期限是3年、5年、10年的会计档案, 统一规定保管期限为10年, 把保管期限为15年、25年的会计档案, 统一规定保管期限为30年。当中, 会计凭证属于主要会计档案, 其最低保管期限被延长到了30年, 会计账簿同样是主要会计档案, 它的最低保管期限也延长至30年, 而除此之外的属于其他辅助会计资料, 其最低保管期限延长到了10年。
问: 新的《管理办法》是从 2016 年 1 月 1 日起开始施行的, 那么财政部以及国家档案局对于贯彻和执行这件事打算怎样去进行安排呢?
作答如下, 新 《管理办法》 于 2016年1月1日 起开始施行, 为了能够切实贯彻并落实好新 《管理办法》, 接下来这步, 我们会积极去开展下面这些工作, 其一呢, 是要广泛地展开新 《管理办法》 的宣传培训工作, 从而引导各个部门、各个单位的相关负责人以及会计、档案工作人员能够准确地理解并把握新 《管理办法》 的内容还有要求。其二是要加速地制定新 《管理办法》 的新旧衔接办法, 以此来指导各个部门、各个单位做好会计档案的新旧衔接工作。首先, 有第三个方面, 那就是要依据新的《管理办法》来编写解读方面的材料, 接着, 针对此次进行了修订的重点内容, 做出详细的讲解以及说明, 最终要保证新的《管理办法》能够顺利地得以实施。
