身为从事财务工作的人员而言, 都清楚现如今发票, 以及回单, 还有凭证基本上全都是电子形式的了, 时常会出现“扫码下载”这种情况, 亦或是“邮箱发送”这种状况。然而问题随之降临: 这些属于电子形式的文件究竟该如何去进行归档? 需不需要把它们打印出来进而存档? 要是不进行打印的话, 会不会遭到审计方的指责?

别慌！今天就来给大家捋一捋电子会计档案的正确打开方式

电子档案可以单独归档，不一定非要打印！

有不少人觉得“没有纸质就等于没有归档”, 实际上这种想法早就过时啦！国家早就颁布了《会计档案管理办法》《电子会计档案管理规范》等相关文件, 明确指出: 合法、真实以及完整的电子会计档案, 和纸质档案所具备的效力是等同的！

只要满足以下条件，完全可以只以电子形式归档保存，无需打印：

1、电子文件来源真实、合法（比如税务局开具的数电票）

2、传输和存储安全可靠，防篡改

3、会计系统能够完整地进行接收, 而接收之后会展开并执行记录, 那些元数据包含凭证号, 还有时间, 以及金额等。

4、有电子签名或数字认证，确保不可抵赖

5、能长期读取、备份、防丢失

归档四步走，轻松搞定！

1️⃣ 采集: 于报销系统、财务系统、银行直连之类自动获取电子凭证（像电子发票、银行回单、记账凭证等）, 以防手动下载出现遗漏情况。

2️⃣ 进行整理, 按照时间、凭证号自动关联, 将“发票”“报销单”“银行回单”“记账凭证”组合在一起打包成一件档案, 达成“一键调阅”。

在归档时呢, 系统会自动去做“四性检测”, 也就是针对真实性、完整性、可用性以及安全性这几个方面进行检测, 之后生成检测报告, 然后合规地入库。

一是保管方面, 电子档案系统用于长期存储, 二是能进行权限管理, 三是有着借阅审批功能, 四是支持在线预览, 五是具备水印防护, 六是整体安全又高效。

纸质版到底要不要留？

通常情况下不必要呀！只要电子形式的档案符合规定, 其具备的法律效力等同于纸质档案, 故而不需要进行额外的打印操作。

️ 但这些情况建议打印或扫描：

外头收进来的那种纸质的专门发票, 提议把它扫描弄成电子形式的文件来进行归档, 原来的纸质模样的那份可依据需求来留存。

面临特殊监管要求的行业, 像国企、事业单位这类, 其中部分依旧是要求采取“双套制”的模式, 也就是电子形式加上纸质形式。

历史档案过渡期：老凭证可逐步电子化。

这样做，省时省力又合规！

环保：减少80%纸张使用

高效：3秒检索，告别翻箱倒柜

省钱：节省库房、装订、人力成本

安全：电子签名+权限控制，防篡改更可靠

小贴士：

1、得使用符合规定的电子档案系统, 该系统要能支持元数据的采集, 还要支持四性检测, 并且能够满足长期保存的需求。

2、定期备份，做好灾备；

3、外部凭证（如电子发票）记得查验真伪再归档！

可以总结为这样一句话, 电子会计档案能够完全独立进行归档, 不需要强制去打印, 关键之处在于要做到“真实、完整、安全、可查”。